CAFM-Ausschreibungs- und Auswahlberatung
Als unabhängiger CAFM/IWMS-Berater auf Auftraggeberseite begleitet springFM Ihre Organisation durch die gesamte Auswahl eines CAFM-Systems – nicht als Softwarehersteller oder Händler, sondern ausschließlich in Ihrem Interesse, von der Strategieentwicklung bis zum Abschluss der Einführung.
Kontakt aufnehmenVon der Strategie bis zur qualitätsgesicherten Einführung
CAFM-Strategie und Ziele klären
Bevor über ein konkretes System gesprochen wird, klären wir, wofür ein CAFM-System tatsächlich benötigt wird: welchen Umfang es haben soll (Bestandsverwaltung, Instandhaltungsmanagement, Raumbuchung, Energiemonitoring usw.) und welche organisatorische und prozessuale Reife hinter der Einführung steht.
Bedarfsanalyse
Wir erfassen die Prozesse und Datenanforderungen der beteiligten Bereiche – Betrieb, Immobilienmanagement, IT und Finanzen – und zeigen Schwachstellen der bestehenden Systeme und Abläufe auf.
Anforderungsspezifikation und Ausschreibungsunterlagen
Die Ergebnisse der Analyse fassen wir in ausschreibungsreifen Unterlagen zusammen: funktionale und technische Anforderungen, Integrationsbedarf (z. B. BIM, ERP-System, Zutrittskontrolle), Service-Level-Erwartungen und die Auswahlkriterien.
Marktanalyse
Auf Basis der Spezifikation prüfen wir die verfügbaren CAFM- und IWMS-Lösungen und Anbieter objektiv aus Auftraggebersicht und erstellen zunächst eine Longlist, dann eine Shortlist.
Durchführung der Ausschreibung
Wir versenden die Ausschreibungsunterlagen, koordinieren die Bieterfragen, organisieren Produktpräsentationen und erstellen eine vergleichende Bewertung der Angebote.
Bewertung und Entscheidungsunterstützung
Mit einem gewichteten Bewertungsschema unterstützen wir Ihre Entscheidung, prüfen bei Bedarf Referenzen und begleiten die Preisverhandlungen – die endgültige Entscheidung liegt immer bei Ihnen, wir liefern die fachliche Grundlage dafür.
Projektmanagement und Qualitätssicherung der Einführung
Die Einführung des ausgewählten Systems überwachen wir auf Auftraggeberseite: Wir prüfen die Datenübernahme, koordinieren Tests und Schulungen und sichern die Qualität auch nach dem Go-live, damit das System die tägliche Arbeit wirklich unterstützt.
Gut zu wissen
Wie lange dauert eine CAFM-Ausschreibung?
Je nach Größe der Organisation und Komplexität der Prozesse dauert es von der Strategieentwicklung bis zum Vertragsabschluss in der Regel einige Monate bis zu einem halben Jahr – das klären wir in jedem Fall bei der ersten Analyse.
Was ist der Unterschied zur Beratung direkt durch den CAFM-Hersteller?
Hersteller und Händler empfehlen ihr eigenes Produkt. Wir betrachten den gesamten Markt und vertreten bei der Auswahl ausschließlich die Interessen Ihrer Organisation.
Lohnt sich eine Ausschreibung auch bei einem kleineren Immobilienbestand?
Ja – Umfang und Form der Ausschreibung lassen sich an die Größe des Bestands anpassen, aber eine gründliche Bedarfsanalyse und ein objektiver Vergleich sparen auch kleineren Organisationen langfristig erhebliche Risiken und Kosten.
Das könnte Sie auch interessieren
Sprechen wir über Ihre konkrete Situation
Möchten Sie besprechen, wo Ihre Organisation bei der CAFM-Auswahl gerade steht? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
Kontakt aufnehmen